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• Introdução
• Relatórios dinâmicos e dashboards inteligentes
• Atividades programadas
• Gestão de Materiais
• Documentos
• Módulo de PMOC
• Auditoria

Introdução

Com tantas preocupações do dia a dia, é preciso ter uma ferramenta que auxilie nas etapas dos processos de manutenção e facilities. O Software Leankeep é perfeito para o controle de todos os sistemas prediais e, além de ser simples de operar, ele melhora a comunicação de todas as equipes da operação. Com ele é possível realizar toda a gestão da operação e ainda reduzir os gastos desnecessários, tornando o empreendimento muito mais sustentável.  Veja neste artigo que preparamos você, 6 recursos fantásticos do Leankeep que irão potencializar a eficiência e produtividade das edificações. 

Relatórios dinâmicos e dashboards inteligentes

Seja em qualquer área que você estiver em uma empresa, a manutenção da infraestrutura torna-se um item fundamental para o bom desenvolvimento das atividades e desempenho do negócio. O gestor que possui conhecimento e entende como o seu setor opera, consegue descobrir quais processos precisam de melhorias e o que deve ser feito para aumentar a eficiência e reduzir custos. Esse nível de gerenciamento só é alcançado quando o gestor de manutenção ou profissional de facilities tem em suas mãos o controle de toda operação através de dashboards inteligentes e relatórios dinâmicos que apresentam dados consolidados.

Para viver essa realidade é preciso estar aberto a tecnologia e utilizar uma ferramenta que ajude o time nas decisões mais estratégicas da área. O software de operação, manutenção e facilities do Leankeep, é a ferramenta certa para o controle e execução das atividades do setor. Os mais de 30 relatórios possuem informações claras e objetivas, são simples e fáceis de entender por qualquer pessoa que acessá-los. Existem relatórios indispensáveis para a avaliação da liderança, alguns deles são: 

• Manutenção: preventiva e corretiva;
• Custos da àrea;
• Histórico de equipamentos;
• Ordens de serviço;
• Horas trabalhadas; 
• Desempenho da equipe.

Esses e diversos outros estão presentes no Leankeep, eles ajudam o empreendimento a operar com a máxima eficiência e se fortalecer diante da concorrência.

Outro recurso inteligente que permite uma visualização rápida dos dados são os dashboards, que funcionam como painéis de controle na operação. O Leankeep possui tecnologia de ponta que oferece um panorama dos indicadores com dados em tempo real da performance das equipes de hard e soft service. Nele é possível visualizar alguns gráficos, como: atividades por status e por sistema e ocorrências por status e por sistema. Dessa forma, os gerentes de instalações podem começar a entender melhor seus fluxos ​​e, assim, estabelecer mudanças positivas na operação.

Atividades programadas

Programar as atividades preventivas na sua operação é algo importante, pois estabelece as bases para o gerenciamento bem-sucedido das instalações. Manter a manutenção preventiva assegura que a infraestrutura da empresa funcione com eficiência, eleva a segurança dos funcionários e ainda ajuda a evitar grandes e caros consertos no futuro. 

De modo geral, o cronograma de atividades programadas irá auxiliar na organização e priorização das tarefas das equipes técnicas. Porém, elaborar um planejamento preventivo pode ser muito complexo, pois é preciso identificar todas as áreas e equipamentos, fazer o checklists dos processos das atividades e organizar a periodicidade de cada tarefa. Fazer isso manualmente, através de planilhas, ocupa tempo e requer alto nível de organização das informações, por isso, o módulo de atividades do software Leankeep elimina os processos demorados e simplifica o cadastramento de dados. Após utilizar este recurso na rotina das equipes, será muito fácil ter a agenda do dia em segundos na palma das mãos. O técnico que estiver em campo poderá acessar as atividades programadas pelo celular e saber por exemplo: 

• O local e o horário definido daquela atividade programada;
• As informações do equipamento e o tipo de serviço que será desempenhado;
• O que está pendente naquela atividade de manutenção;
• As solicitações abertas de serviço, como o orçamento de peças, por exemplo;
• O histórico das manutenções anteriores; 
• As ocorrências e as auditorias cadastradas; 
• Os planos de atividades por tipos de equipamentos, periodicidades e até mesmo por sistemas.

O software facilita a vida dos técnicos e entrega aos líderes mais controle do que está sendo executado. O sistema de gestão, operação e manutenção do Leankeep é dinâmico e inteligente, sendo assim, os dados inseridos diariamente nutrem os indicadores que mais tarde se tornam os relatórios que vimos no tópico anterior. Tudo fica conectado!

Gestão de materiais

Podemos definir que gestão de materiais são todos os bens e utensílios que uma empresa mantém à disposição em seu estoque para atender às demandas do seu cliente.
Este estoque, que fica no setor de almoxarifado, exige organização, controle e gerenciamento da quantidade, reposição, aquisição e armazenamento de mercadorias e produtos. Os materiais armazenados variam muito de acordo com o ramo da empresa, podem ser produtos de serviços ou até mesmo de limpeza. Na organização do almoxarifado, o gestor predial ou o FM precisam saber com exatidão o cálculo das quantidades de produtos que estão em estoque. Essa inspeção é imprescindível para que não haja desperdícios de recursos e atrasos nos serviços prestados com a falha na conferência dos materiais. Um planejamento correto com o saldo de estoque auxilia a  empresa na redução de custos e aumentar a qualidade dos serviços prestados.
Ser assertivo no gerenciamento do estoque é fundamental, por isso, o módulo gestão de materiais do Leankeep foi pensado com objetivo de tornar o controle dos materiais utilizados dentro da empresa muito mais eficaz. Nele, é possível:

• Cadastrar os almoxarifados existentes na empresa; 
• Inserir almoxarifados distribuidores; 
• Registrar as solicitações de materiais; 
• Acompanhar a entrada e a saída deles.

Aliar tecnologia a administração do almoxarifado permite ter mais organização e agilidade no momento das solicitações. Os Benefícios da gestão de materiais com o software Leankeep são inúmeros, pois saber onde armazenar seus materiais e o quanto de produtos estocar, ajuda a manter o equilíbrio e consumos, agregando valor ao negócio!

Documentos

Uma empresa sem o domínio sobre seus documentos, geralmente armazena arquivos importantes da administração do negócio de maneira incorreta, tendo que ter um espaço físico para os mais diversos assuntos. Com tantos papéis, se os documentos não estiverem devidamente organizados, podem se perder em meio a tantas pastas, demorando a sua localização e expirando seus prazos de vencimento para atualizações. 

Entre os documentos da operação, podemos incluir arquivos eletrônicos, e-mails, planilhas, imagens, e também:

• Manuais dos equipamentos instalados e da edificação;
• NR10, NR35, AVCB, ART e PMOC;
• Relatórios de manutenção e limpeza;
• Certificações e licenciamento ambiental; 
• Alvarás e relatórios de inspeção de elevadores;
• Contratos de manutenção de equipamentos;
• Relatório de potabilidade da água dos reservatórios.

Com a prática da digitalização de documentos foi possível diminuir esse volume de impressões e deixar disponível na edificação apenas os que são realmente necessários para a fiscalização. Porém, apenas digitalizá-los e deixá-los em computadores não oferece segurança de armazenagem. Reforçar a proteção dos documentos de um empreendimento através de um software, é essencial! Com o Leankeep é possível armazenar, organizar, revisar e distribuir todos os documentos da empresa, eles ficam guardados em um data center seguro, na nuvem, podendo ser acessados via web sempre que preciso.

Ao anexar os documentos no leankeep é possível definir uma data de vencimento para cada um deles e criar avisos que notificam quando o prazo estiver para expirar. Dessa forma, os documentos ficarão sempre atualizados na operação. Além do controle de vencimentos é possível ter fácil acesso aos arquivos, pois tudo fica centralizado no software em um único local e todas as pessoas que tiverem a permissão, poderão acessá-los.    

Módulo de PMOC 

PMOC é a sigla para o Plano de Manutenção, Operação e Controle, um documento exigido pela portaria n° 3.523/98 do Ministério da Saúde, que regulamenta os procedimentos de verificação, manutenção, limpeza e conservação dos sistemas de climatização. 

O objetivo do PMOC em empreendimentos públicos e comerciais é garantir que a infraestrutura de climatização promova um ar interno de qualidade, livre de microrganismos e vírus nocivos à saúde – principalmente em tempos de Covid-19.  A falta de manutenção preventiva nos equipamentos pode acarretar uma série de riscos à saúde das pessoas e provocar na operação custos com falhas e paradas inesperadas. Considerando essas preocupações, o não cumprimento dos parâmetros do PMOC configura infração sanitária, sujeita a penalidades que podem variar de R$2.000,00 a R$200.000,00.

Com o Leankeep é possível emitir o relatório PMOC de forma digital em segundos e ficar em conformidade com a lei. Isso porque o software de operação, manutenção e facilities do Leankeep concentra todas as informações do documentos em um só lugar. Além de garantir a qualidade do ar no local, o Leankeep também fornece dados úteis para a gestão que ajudam a otimizar o funcionamento do sistema de climatização e aumentar a vida útil dos equipamentos. Operando em melhores condições, é possível aumentar a eficiência dos sistemas e gerar economia para o empreendimento. O Leankeep é a solução ideal para ter um PMOC sempre atualizado e disponível. São muitas as funções do software que facilitam a administração, manutenção e a emissão do PMOC!

Auditoria

As auditorias são revisões sistemáticas das atividades executadas pelas equipes de manutenção e facilities. Seu objetivo é examinar com precisão se o planejamento da área está sendo executado de acordo com o que foi previamente estabelecido, se foram implementados de acordo com o cumprimento de normas e se há necessidade de melhorias. Nessa conferência periódica, estão incluídos ativos, equipamentos, inventário,  processos e procedimentos realizados na operação. Uma auditoria bem planejada e executada, pode elevar a qualidade dos serviços, melhorar a gestão dos ativos, trazer mais transparência e confiabilidade aos clientes internos, externos, órgãos reguladores e outros. 

Mas como implementar uma auditoria efetiva dos processos internos de forma simples e prática no empreendimento?  

O módulo auditoria do software Leankeep avalia a performance das equipes e confere se as atividades estão sendo executadas conforme o planejado. A empresa consegue elaborar e acompanhar os processos de uma auditoria por meio do cadastro de checklists e dos relatórios e indicadores, seja na versão web ou no aplicativo do celular. 

Os checklists separam os diferentes tipos de auditorias, eles contém a descrição das etapas e de tudo que será avaliado. O auditor poderá consultar uma lista do que será inspecionado e informar se uma determinada auditoria está em conformidade ou não.

Com os relatórios de vistorias e checklists do Leankeep, o empreendimento poderá analisar vistorias planejadas e já executadas, além de acessar um índice de auditorias conformes e não conformes e uma lista com as ocorrências de auditorias. Ao realizar uma auditoria através do software é possível: 

• Reduzir custos encontrando os gargalos da área;
• Evitar falhas e tomar melhores decisões; 
• Melhorar a performance do setor e de toda empresa; 
• Aumentar a produtividade da equipe técnica.   

A auditoria na manutenção tem diversos benefícios e com a ajuda do software Leankeep na revisão dos processos, a gestão de ativos se tornará mais estratégica, interferindo positivamente no resultado final da organização!

O Software Leankeep possui diversos outros recursos inteligentes que irão potencializar a performance de toda a empresa.  Acesse o site e descubra mais vantagens!

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