Porque o relatório de ocorrências é tão importante na manutenção?

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Gerenciar uma área de facilities ou prestar serviços de manutenção predial com eficiência pode ser uma tarefa desafiadora se você não tiver a ajuda das ferramentas certas para controlar, organizar e registar tudo o que acontece no empreendimento. No planejamento estratégico dos profissionais de FM ou de quem trabalha com serviços terceirizados de manutenção, os relatórios de acompanhamento das atividades são extremamente importantes para as decisões assertivas da área. 

O que as empresas mais buscam hoje, é poder conduzir com total transparência e controle o trabalho das equipes de hard e soft service, para isso, existem relatórios essenciais que devem ser monitorados na sua operação, como o relatório de ocorrências e correções, por exemplo. Conheça, a seguir, mais sobre este relatório e quais são as vantagens de acompanhar e analisar as ocorrências que acontecem diariamente dentro da sua empresa. 

Veja também como emitir um relatório mais seguro e prático para a sua operação, através de uma ferramente inteligente. 

Quais são as vantagens do relatório de ocorrências? 

Que os relatórios facilitam a visão macro das atividades realizadas pelos técnicos na operação, isso todos os gestores prediais sabem! Porém, eles vão além da possibilidade de enxergar o todo na operação, eles entregam mais economia, previsibilidade, segurança e produtividade para o seu negócio. 

Imagine que um equipamento de ar condicionado da sua empresa apresenta falhas no seu desempenho e esse reparo não é comunicado com agilidade ao técnico responsável pela manutenção. O que poderia ser um simples ajuste inicial – dependendo do tempo que ele ficou trabalhando sobrecarrego -, se torna um conserto mais complexo e provavelmente a conta sairá mais cara. Isso quando não acontece algo pior, como a parada total do equipamento e consequente necessidade da substituição dele.

Evite essas situações e as dores de cabeça com ocorrências não atendidas por depender de ordens de serviços impressas que podem ser perdidas ou esquecidas. Utilize a tecnologia a seu favor! Hoje temos disponíveis no mercado ferramentas que ajudam no monitoramento e no gerenciamento de ocorrências e de diversas outras atividades da manutenção. Softwares de operação e manutenção são grandes aliados, pois conseguem organizar o trabalho das equipes, armazenar informações, cruzar dados e identificar os problemas e gargalos da área. Como tudo é feito com precisão e agilidade, não há mais a necessidade de perder o seu tempo – que é precioso – administrando o trabalho diário em planilhas de Excel, elas já ficaram no passado!  

E como funciona a abertura de uma ocorrência através de um software? A resposta é bem simples! Quando uma ocorrência é aberta através de um software, os dados e informações daquela solicitação automaticamente ficam registrados em um grande banco de dados e todos os envolvidos para a sua correção são notificados. Quando ela é encerrada no sistema, se torna imediatamente um dado muito importante que compõe o relatório de ocorrências.

Com esse relatório de indicadores em mãos, é possível avaliar as ocorrências por status, para saber quantas ocorrências foram cadastradas, quais estão pendentes, e quais foram solucionadas. Veja o que o setor estratégico da sua operação pode mensurar e melhorar com a obtenção dos dados do relatório de ocorrências: 

  • Agilidade na abertura e atendimento à chamados;
  • Prevenção de quebras e falhas em ativos;
  • Aumento da produtividade da equipe;
  • Melhoria nos processos internos;
  • Redução de custos com corretivas; 
  • Economia de tempo, papel e mão de obra;
  • Organização da manutenção preventiva;
  • Conhecimento sobre erros e não conformidades comuns;
  • Permite tomar decisões rápidas e assertivas.

Diante dos fatos, um software de controle predial também possibilita uma comunicação mais transparente e o controle para a realização de todas as tarefas. A abertura de chamados é simples, pois pode ser feita por qualquer pessoa da equipe de forma prática.

Como o Software Leankeep pode auxiliar na emissão do relatório de ocorrências?

O software de operação e manutenção de facilities do Leankeep proporciona o controle dos mais diferentes sistemas prediais, como climatização, iluminação, predial, elétrico, hidráulico, mecânico entre outros. 

Ele integra as diferentes equipes da empresa, pois facilita o dia a dia de todos os seus usuários, desde a operação até a gestão. Os relatórios extraídos do seu banco de dados auxiliam a sua empresa ou seus clientes no controle das equipes de manutenção e fornecedores, gastos e consumos desnecessários, economia de tempo nos chamados e  rapidez nos atendimentos. 

Sempre pensando no aprimoramento dos profissionais da área de manutenção predial e na performance de seus cliente, o software não pára com as suas atualizações. O Relatório de Ocorrências e Correções é o mais novo recurso do Leankeep. Com um visual moderno e muito simples de ser interpretado, é possível ver os dados preenchidos na abertura do chamado, área, equipamento, prioridade, fotos e dados do andamento da ocorrência até sua correção. 

As informações inseridas no software por sua equipe de hard e soft service se transformam em dados valiosos para a operação. Além de todos os benefícios de um relatório de ocorrências, no Leankeep é possível: saber quantas ocorrências foram abertas por sistemas, saber qual está demandando mais manutenção, quais são as ocorrências típicas, o índice de performance do executor, como a equipe técnica está trabalhando e quantas horas o técnico trabalhou. Esse relatório é crucial para ajudar a definir estrategicamente o plano de manutenção do seu setor. 

O Leankeep ainda traz indicadores importantes que auxiliam nas correções de falhas, são eles: 

  • Indicador  MTBF – apronta tempo médio entre falhas de um equipamento, ele apresenta a média de quanto tempo ocorre entre uma falha e outra na máquina;
  •  Indicador MTTR –  a média de tempo que um profissional leva para a execução de um reparo após ocorrer a falha.

O monitoramento dessas métricas ajudam a melhorar a qualidade do serviço prestado, reduzir o tempo das correções e ainda aumenta a eficiência da sua empresa. Acesse aqui um  artigo feito pelo nosso time de suporte e entenda como estes indicadores funcionam na nossa plataforma.

Agora que você já sabe como aumentar os resultados do seu negócio com o suporte de uma ferramenta inteligente, não perca mais tempo. Clique aqui e solicite agora a sua demonstração do Software Leankeep!


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