Manter as atividades funcionando perfeitamente é uma parte fundamental do trabalho da área de manutenção de uma empresa. Consequentemente, é necessário estar atualizado sobre as tendências e normas do mercado de gestão de facilities. Uma das principais normas do segmento são as regulações ISO, sendo a mais recente que foi publicada foi a ISO 41.001. Mas como a metodologia PDCA pode auxiliar no processo?

O objetivo da ISO 41.001 é auxiliar as equipes a atingir um alto nível de eficiência, além de facilitar as empresas que buscam terceirizar esta gestão, para que prestadores de serviço possam fornecer uma garantia em relação ao conjunto de processos de atividades padronizadas. 

Ao normatizar os processos fundamentais da gestão de facilities, alguns dos impactos positivos de implementar as regulações ISO são:

• Aumento da segurança, produtividade e bem-estar da equipe de trabalho;
• Maior eficiência nas atividades executadas;
• Mais consistência dos níveis de serviços entregues;
• Entre outros.

Estes requisitos podem ser aplicados na metodologia PDCA, segundo o documento oficial da norma. Para você entender melhor sobre essa fusão entre ISO e a metodologia, veremos a seguir todos os detalhes desse método.  

Afinal, o que é a metodologia PDCA? 

Criado por Walter A. Shewart na década de 1920, este método realmente só se tornou conhecido quando foi difundido por William Edward Deming, figura renomada de gestão da qualidade. Primeiramente, precisamos esclarecer que o PDCA é uma metodologia organizacional que tem o objetivo de melhorar os processos dentro de uma empresa.

A sigla significa ‘plan, do, check, act’ em inglês, ou planejar, fazer, verificar e agir, em tradução livre.

E como usamos a metodologia na área de Facility Management em conjunto com as normas da ISO? Cada fase é composta de alguns requisitos que merecem atenção para que melhorias aconteçam em sua empresa. Veja como funciona cada fase do método:   

1ª fase: Planejar

Em ‘plan’ ou planejar, as fases do gerenciamento serão estabelecidas. Nesta etapa, a norma ISO 41.0001 define 4 requisitos para ter a excelência, são eles:

• ‘Context’ ou Contexto de Organização: é o que vai ditar as questões internas e externas relevantes para a direção estratégica no alcance dos resultados desejados na manutenção;
•  ‘Leadership’ ou Liderança: classificada na ISO como “Alta gerência”, se refere aos gestores de Facilities. O objetivo do FM é a unidade de propósito, direcionamento e estratégia da organização para o alcance dos objetivos;
• ‘Planning’ ou Planejamento: prioriza ações para lidar com riscos e oportunidades na organização, como garantir que o sistema de Facility Management atinja os resultados e obter sempre a melhoria contínua;
• ‘Support’ ou Suporte: a organização irá determinar e fornecer os recursos necessários para o aprimoramento constante das atividades de organização e manutenção.

2ª fase: Fazer

A fase o ‘do’ ou fazer consiste em realizar o que foi programado na etapa anterior. O requisito desta etapa é ‘Operation’ ou Operação, para verificar o planejamento e controle operacional. Portanto, é fundamental estabelecer critérios, além de implementar o controle e manter informações documentadas dos processos. Além disso, é nesta etapa em que é feita a coordenação de equipes e integração de serviços de Facilities. 

3ª fase: Verificar

Em ‘check’ (ou verificar) é realizada a conferência de tudo que foi feito conforme a estrutura do sistema de gestão de FM. Parte desta verificação é o monitoramento do desempenho dos serviços, auditoria interna e revisão administrativa. 

Então é a hora de agir conferindo se o padrão está sendo obedecido e o que está, ou não, funcionando em cada passo do processo. 

Essa avaliação ajuda a checar se a equipe está no caminho certo das melhorias e, caso não esteja, será necessário realizar mudanças no rumo do projeto.

4ª fase: Agir

Depois de planejar, fazer, checar é a hora de ‘act’ ou agir! Além de executar as atividades segundo as fases anteriores, também é importante realizar a ação corretiva e aprimorar o que for possível para a melhoria contínua da gestão de Facility Management. 

Aqui chegamos ao final do ciclo de melhorias do PDCA. Como vimos, ele é a ferramenta ideal para a gestão da manutenção de qualquer porte, pois a sua padronização pode ser utilizada em qualquer processo para aumentar a competitividade e qualidade dos serviços de uma organização.  

É possível automatizar a metodologia PDCA de forma prática na operação? 

O software Leankeep organiza e centraliza as informações de manutenção de sua empresa, inclusive, para cumprir o processo de PDCA da ISO.

A tecnologia inteligente que o Leankeep proporciona aos profissionais de facilities, oferece relatórios e indicadores confiáveis, integração de equipes com fornecedores, redução de custos e ainda monitoramento e limitação de riscos operacionais.

O software pode ser acessado online e offline por meio do aplicativo para celular. Através do método de melhoria contínua empregado nas funcionalidades do software, é possível facilitar o trabalho das equipes, tornando a rotina de manutenção muito mais ágil e eficaz em apenas alguns cliques.