Para manter a sua empresa em destaque entre a concorrência é preciso ter processos bem organizados. Isso inclui também promover um ambiente de trabalho limpo, alta produtividade das equipes e a conscientização sobre os gastos desnecessários na área. No setor de operação e manutenção de facilities a organização das atividades e a melhoria contínua do desempenho das equipes se tornam ainda mais essenciais para sucesso dos empreendimentos.

Por isso foi criado o método 5S, para aprimorar a execução dos serviços e promover competitividade em um mercado de trabalho cada vez mais exigente. Fundamental no planejamento estratégico das empresas este método se baseia pelo gerenciamento da qualidade total, algo imprescindível para a sobrevivência e prosperidade de um negócio. 

Então, se você ainda não conhece essa ferramenta, veja a seguir como a sua metodologia foi desenvolvida e quais são os seus benefícios se aplicada de forma correta na sua gestão e operação de facilities. 

Quando surgiu o método 5S e para que ele serve?

O 5S teve sua origem no Japão entre o período de pós Segunda Guerra Mundial e foi implementado pela primeira vez pela empresa Toyota Motor Corporation. Com o intuito de reduzir os desperdícios e a ineficiência em seus processos, o grupo desenvolveu uma série de metodologias para solucionar problemas de produção. 

Assim nasceu o Sistema Toyota de Produção – conhecido também como TPS. Forma de trabalho que visava produzir apenas a quantidade exata de um produto, quando fosse necessário. Outros métodos desenvolvidos também naquela época, são utilizados até hoje nas  empresas, como a produção just in time, o visual workspace, kanban, kaizen e a metodologia 5S.

A ferramenta 5s qualifica os trabalhadores e torna o ambiente totalmente limpo e organizado, mas não se trata apenas de realizar uma limpeza ou uma organização. A questão aqui é também sobre: elevar o nível da qualidade dos serviços, aprimorar a eficiência das equipes, reduzir os custos desnecessários e aumentar o lucro da empresa. Então, todos os passos deste método envolvem observar, analisar, colaborar, como também buscar a remoção de resíduos no ambiente. A forma de gerenciamento visual do 5S ajuda a criar mais eficiência, valorização das atividades e muita produtividade das equipes no local de trabalho.  

Quais são os princípios do 5S?

Não é difícil compreender o termo 5S e a sua metodologia, considerando que ela se resume na implantação de 5 sensos da filosofia japonesa, são eles: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. 

Mas afinal, o que quer dizer cada palavra? Confira abaixo o significado de cada senso e como eles atuam no ambiente de trabalho e no comportamento das equipes.

 Seiri – Senso de Utilização

Cabe avaliar os materiais, ferramentas e equipamentos que são mais utilizados neste 1.º senso. Esse é o ponto de partida para a implementação do 5S. Por isso o objetivo aqui é manter apenas os itens essenciais para concluir as tarefas e também repensar sobre o acúmulo de objetos que não são necessários. O gestor predial ou os membros das equipes devem se perguntar: o que atrapalha a produtividade na rotina? O que é essencial? O que eu utilizo com mais e menos frequência?

Com essas reflexões é possível combater as distrações do ambiente e promover a concentração e produtividade das tarefas. Essa ação consiste em examinar todo o conteúdo de uma área de trabalho para determinar o que de fato não tem utilidade e o que é essencial e deve permanecer no local. Tanto para os gestores de facilities quanto para as equipes de hard service esse senso é primordial para remover da operação tudo o que atrapalha o dia a dia. 

Seiton – Senso de Organização 

Organização é a palavra-chave do 2.º senso. Então o que foi definido como útil e usado com frequência no dia a dia das equipes e dos gestores deve estar à vista, na chamada “golden zone”. Isso quer dizer, organizar os itens em lugares ergonômicos, a altura da cintura e visível aos olhos, dessa forma não será necessário fazer movimentos extras para alcançá-los.

Portanto, ferramentas espalhadas pelo setor, mesas desorganizadas e relatórios jogados não fazem o menor sentido, não é mesmo? A organização permite movimentar os materiais com eficiência, torna a rotina mais produtiva e as tarefas mais fáceis de serem concluídas. Então antes de “botar a mão na massa”, não esqueça que a organização do local é fundamental. 

Seiso – Senso de Limpeza

Neste 3.º senso os padrões de limpeza do ambiente de trabalho serão definidos, incluindo também:

• As rotinas de limpeza;
• O que será feito e como será executado;
• As auditorias de limpeza.

Será preciso ter a colaboração e a conscientização de todos da operação para manter as áreas limpas e organizadas. Contudo, um ambiente de trabalho limpo não envolve apenas varrer, esfregar, tirar o lixo e outras atividades. É possível também manter a boa preservação do imóvel e dos equipamentos, eliminar estoques desnecessários e ainda promover saúde e sensação agradável de bem-estar, sendo refletidas diretamente na qualidade do trabalho das equipes de manutenção e facilities.

É importante lembrar que o conceito transmitido aqui é de que limpar deve ser uma tarefa presente no dia a dia, mas o não sujar deve ser um hábito. Por isso, não basta apenas executar a limpeza no ambiente, mas é preciso também mantê-la!

Seiketsu – Senso de Padronização e Saúde

O 4.º S reforça a necessidade de uma mudança comportamental e cultural do setor ou da empresa toda. Portanto, nessa etapa são estabelecidas regras para o cumprimento dos sensos anteriores e a busca pela qualidade de vida das pessoas a partir de práticas de higiene. O método 5S não consegue ter efeito se não for incorporado na rotina de todos. Veja alguns dos resultados esperados nessa 4.ª fase:  

• Garantia de que os benefícios dos sensos anteriores foram respeitados;
• Reconhecimento das equipes pelos esforços investidos nos processos;
• Auto-estima das equipes com um local de trabalho limpo e seguro;
• Manutenção da limpeza diária;
• Redução da quebra de equipamentos;
• Melhorias na segurança e eliminação dos riscos e acidentes de trabalho; 
• Mudança de pensamentos e nova cultura de organização;
• Aumento da produtividade e mais agilidade nos serviços realizados. 

Transformar os hábitos e a mentalidade das equipes não é uma tarefa fácil para a gestão de facilities, por isso, medir e acompanhar o sucesso da implantação é fundamental.

Shitsuke – Senso de Disciplina e Autodisciplina

Esta é a quinta e última etapa do método 5S, a da autodisciplina. Em suma, o objetivo central do senso shitsuke é sustentar as novas práticas implantadas e consolidar os hábitos adquiridos nos 4S iniciais. Ou seja, será importante seguir com as mudanças realizadas na área, tornando os processos do dia a dia um ciclo contínuo de melhorias. Isso é algo que só será possível de ser alcançado se tivermos a participação, conscientização e autodisciplina de todos.

Sendo assim, podemos medir o sucesso da autodisciplina quando fazemos naturalmente aquilo que deve ser feito sem que ninguém esteja observando. Porém, não existe uma receita mágica para fazer com que as pessoas sigam espontaneamente os novos hábitos estabelecidos. Então é preciso ter paciência até sentir os efeitos das mudanças. Em razão desse monitoramento inicial, todas as ações e comportamentos serão avaliados nessa fase e, se algo der errado, todos os sensos anteriores devem ser revisados e refeitos.

Como o  5S pode ajudar na minha operação de manutenção e facilities? 

Muitas empresas buscam tornar a sua operação mais eficiente e a metodologia 5S pode auxilia nessa busca pela melhoria contínua dos processos e na manutenção do local. 

Como é uma ferramenta utilizada para elevar a qualidade dos serviços, ela também pode melhorar a segurança, eficiência, produtividade e possibilitar uma forma de trabalho mais tranquila. Quando o método é aplicado em uma área, tudo o que é essencial para a execução do trabalho estará visualmente organizado e indicado. Logo, o que não estiver em conformidade será facilmente identificado. Isso facilitará o dia a dia das equipes de operação e manutenção, garantindo mais eficiência e qualidade nos serviços.

O resultado de um programa 5S sólido é menos atrasos nas execuções das atividades, mais sustentabilidade na área com a redução dos desperdícios e mais agilidade na entrega dos técnicos. Essas vantagens também se traduzem em menor custo e mais economia para o seu negócio, pois com ações mais transparentes é possível tomar de decisões muito mais assertivas.

Implantar o 5S de uma maneira eficaz na sua operação não é impossível, mas será necessário envolver todas as pessoas do setor. Isso inclui gestores, supervisores e as equipes de manutenção e facilities. Afinal, todos das equipes serão responsáveis ​​por fazer sua parte e manter o ciclo de melhorias vivo. Com treinamentos exclusivos de implementação do 5S e com comprometimento,  será possível realizar mudanças positivas no setor. Estabelecer regras e mudar hábitos para promover a saúde, segurança e bem-estar nos ambientes da empresa. 

Fonte: Ferramentas da qualidade, FM 2S, Engeteles