Trazer uma nova metodologia para a operação da empresa muitas vezes é um processo trabalhoso. Porém, quando se pensa na otimização da organização e da gestão da equipe, uma nova metodologia pode gerar um melhor desempenho nas atividades diárias e um maior destaque da empresa no mercado. Quando falamos em organização e otimização dos processos, a metodologia 5S é a que mais desempenha essas funções. 

Criada no Japão do pós-guerra, o 5S nasce com o intuito de reorganizar o país depois de um período caótico, para se transformar na potência que é hoje em dia. Com o passar do tempo, a metodologia foi repensada para se encaixar em empresas e equipes, buscando a melhor performance.

O 5S é uma ferramenta de gestão cujo método é voltado para a organização e pode ser implementado em empresas e equipes de todos os portes e segmentos. Os grandes objetivos dessa sistemática são desenvolver disciplina e segurança em todos os processos, garantindo produtividade, eficiência e qualidade para a empresa de forma geral.

A metodologia é muito eficiente e pode ser facilmente aplicada, trazendo resultados efetivos em curto, médio e longo prazo. Tendo tudo isso em mente, trouxemos hoje um artigo completo para você conhecer a metodologia 5S e saber como ela pode impactar no trabalho e desenvolvimento da empresa.

Os cinco pilares da metodologia 5S

O 5S é baseado em cinco pilares que derivam de palavras do japonês, esses pilares são o guia para a implementação na empresa, sendo eles:

Seiri (senso de utilização)

O primeiro pilar do 5S vem com o intuito de reduzir e descartar itens não essenciais, trazendo consigo uma análise do que realmente é útil na sua operação, buscando a classificação de cada item entre muito importante, importante e nada importante. 

Nessa etapa, é interessante utilizar o critério das cores, categorizados em verde itens de maior utilização no dia a dia, em amarelo itens que não são utilizados com tanta frequência e em vermelho aqueles que não tem função na sua área e podem ser descartados ou doados para outra equipe.

Seiton (senso de organização)

O segundo pilar da metodologia procura organizar todos os itens categorizados na etapa anterior, considerando a importância atribuída a cada um deles. Para que a operação flua mais rápido e de forma mais coesa, uma dica é separar os itens verdes em locais de fácil acesso – aqui considera-se normalmente aquilo que fica no seu campo de visão – e os amarelos, aqueles que não são tão utilizados no dia-a-dia, podem ser armazenados em locais que não tenham acesso tão rápido e fácil.

Seiso (senso de limpeza)

O terceiro pilar do 5S traz consigo a implementação de padrões e rotina de limpeza para manter a ordem, além de buscar a conscientização dos funcionários que esse trabalho é uma obrigação de todos da equipe e que nesse pilar também se aplica a aparência física bem cuidada e preservada diariamente.

Seiketsu (senso de normalização)

O quarto pilar busca fazer com que os pilares do 5S sejam aplicados diariamente de modo natural e organizado, para serem considerados uma obrigação do time e se tornarem a cultura da empresa, por isso é importante inicialmente reforçar a metodologia diversas vezes para garantir que todos entendam como funciona e a importância desses pilares para a harmonia da operação.

Shitsuke (senso de autodisciplina)

No quinto e último pilar, o intuito é conscientizar e capacitar os colaboradores abrangendo todos os cargos, para que todos os pilares sejam praticados na rotina da empresa. Treinar o time com atividades e ações educativas, além de trazer avaliações regulares acerca da aplicação efetiva da metodologia, irá te ajudar a enxergar o que precisa ser melhorado para garantir o total aproveitamento dos benefícios do 5S. No início, ter uma auditoria para verificar a aplicação de cada pilar pode facilitar na identificação de falhas que podem ser melhoradas e também de onde o pilar foi aplicado de forma correta.

Vantagens da implementação da metodologia 5S

As vantagens da aplicação da metodologia 5S são muitas, principalmente analisando que a implementação dela na equipe é rápida e já são vistas melhorias desde a aplicação inicial. Porém, é essencial que o treinamento seja aceito e aplicado por todos, não como uma imposição, mas de forma que todos consigam ter clareza dos benefícios que virão com o 5S. Se a metodologia for aplicada da forma correta, todo o trabalho será baseado em organização, produtividade e qualidade.

Produtividade

Por meio da aplicação da ferramenta 5S, a empresa conseguirá focar em um objetivo mais claro, pois a metodologia busca reduzir a influência das distrações externas. Com isso, podem ser feitas análises daquilo que pode ser melhorado, eliminando desperdícios e otimizando os processos. Tendo esse enfoque mais claro, os resultados aparecerão em todas as áreas, fazendo com que a produtividade se torne cada vez maior e seja visível a todos os membros da equipe.

Ambiente de trabalho mais organizado

O 5S propicia um ambiente de trabalho mais adequado e harmônico, trazendo um maior desenvolvimento da criatividade, proatividade, qualidade de vida e aproveitamento do tempo e espaço físico.

Com o 5S, o ambiente se tornará cada vez mais favorável para o desenvolvimento de um bom trabalho, fazendo com que os funcionários se sintam mais engajados e motivados para fazer suas tarefas. Além disso, toda a organização desenvolvida com a metodologia, fará com que todas as tarefas sejam feitas de maneira segura, preservando a saúde e bem-estar dos colaboradores, diminuindo a chances de acidentes no ambiente de trabalho.

Melhoria contínua dos processos

Seguindo corretamente os passos para a implementação, será possível enxergar novas possibilidades de melhorias a cada dia, garantindo que os processos sejam sempre otimizados, buscando as melhores práticas. Esse processo de melhoria terá impacto claro nas equipes da empresa e será possível de ser observado até pelo seu cliente, trazendo uma vantagem para a sua empresa frente aos concorrentes.

Incentivar os colaboradores a se empenharem na implementação, trará para eles o sentimento de liberdade para que futuramente eles tragam mais ideias para dentro da empresa, criando um ambiente de colaboração entre todos e melhorando ainda a convivência da equipe.

Saiba o papel do Leankeep

O Leankeep vem como um parceiro após a aplicação do 5S. Uma vez que a metodologia é aplicada na estrutura física da sua empresa, o Leankeep te ajuda a aplicá-la nos processos intangíveis. Com a tecnologia como sua aliada, você consegue analisar as atividades que podem ser retiradas da rotina e consegue organizá-las de forma mais clara, para obter o maior benefício possível, evitando desperdício de tempo dos técnicos e de toda a equipe de manutenção.

Uma vez que a sua estrutura física está ordenada, fica muito mais fácil saber quais recursos cadastrar no Leankeep para controlá-los, o que ajuda ainda na manutenção do processo do 5S. Com o apoio da tecnologia, a sua equipe conseguirá ter uma organização maior das tarefas e também aplicar a autodisciplina, tendo clareza dos processos e atividades que eles terão que executar.

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