A importância de uma ferramenta para o controle de O&M
Você já se sentiu como se tivesse um concorrente a cada esquina?
Por isso mesmo o mercado de prestação de serviços vem adotando um perfil cada vez mais exigente e competitivo. Não é de hoje que as empresas sentem a necessidade de terem mais indicadores na palma da mão. Isto é, dados estratégicos que resultem em uma operação mais econômica, porém sem reduzir a qualidade do serviço. Possuir indicadores e saber administrá-los bem pode ser o seu destaque no meio de tantos concorrentes. Para isso, uma ferramenta de facilities é a solução ideal.
Mas o que é uma ferramenta de facilities?
Uma ferramenta de facilities é a inteligência que irá ajudar a integrar pessoas e setores envolvidos em atividades que serão executadas em determinadas áreas e equipamentos que compõem um imóvel. Esse recurso traz mais facilidade e transparência para a operação. Um software te apoia para ter tudo isso de forma digital sem a necessidade de papéis e planilhas. O processo se torna ainda mais prático se a ferramenta possibilitar a utilização através de um aplicativo mobile, o que proporcionará que ele esteja sempre na palma da mão.
A importância de uma ferramenta é muito grande, visto que gerir todos os processos de modo manual é muito complexo para medir resultados, controlar atividades e entregar valor ao seu cliente. Sendo assim, o uso de um software para controlar as manutenções vai facilitar o seu dia, proporcionando a otimização do seu recurso mais valioso: o seu tempo.
Adotar o uso de uma ferramenta para controle de O&M vai te trazer inúmeros benefícios
Controlar o desempenho das atividades executadas pelas equipes.
Controlar a equipe não é necessariamente saber se eles estão ou não cumprindo com as suas obrigações. É controlar o desempenho e medir a performance de cada técnico de uma forma estratégica. Podendo assim, compreender se as pessoas estão tendo um bom aproveitamento do tempo, ou se as técnicas de execução estão atualizadas, ou ainda se é necessário contratar mais pessoas ou treinamentos.
Oferecer essa tecnologia para a sua equipe de manutenção trará aos profissionais autonomia em gerir o próprio tempo, mas ainda assim você poderá acompanhar o que está sendo feito de forma remota. Isso gera uma relação de ganha-ganha, afinal você pode acompanhar e gerir resultados, sem que a equipe se sinta pressionada pessoalmente.
Melhorar o planejamento e comunicação das atividades.
O planejamento de atividades vem para simplificar alguns processos. É muito comum encontrar edificações com múltiplas áreas e equipamentos, cada qual com suas particularidades, e fazer o planejamento de tantas variáveis pode não ser a tarefa mais amada. Isso se complica ainda mais se esse planejamento for feito por métodos tradicionais, como telefone, e-mail ou planilhas.
Além da quantidade de itens, é necessário pensar nas mudanças de rotina diárias, dado que uma operação de facilities é um sistema em constante mudança e precisa às vezes de readequação. Fazer uma mudança que impacta diretamente o funcionamento de um setor e precisar, antes de qualquer coisa, avisar o executor da tarefa sobre o reagendamento pode gerar dores de cabeça e ruídos de comunicação. Sem falar que quanto antes a tarefa puder ser readequada, melhor é para todo o sistema.
Agora imagine o seguinte cenário: setores e pessoas envolvidas nas tarefas, todos conectados em uma mesma ferramenta que permitirá, com poucos cliques, que todos vejam as alterações feitas nas agendas e as justificativas para isso. Com isso, todos já partem para as demandas seguintes, sem ter que buscar essas informações com terceiros.
Aumentar a vida útil de equipamentos evitando desgastes prematuros.
Sabemos que medir a vida útil de um equipamento não é uma tarefa simples. Seria mágica, por exemplo, conseguir prever quando um ar condicionado irá estragar. Ainda mais considerando que a vida útil varia de acordo com cada marca, modelo e usabilidade.
De forma geral, o ato de realizar atividades preventivas nos equipamentos ajuda a prolongar a vida útil dele. Ter um check-list contendo medições e verificações a serem feitas, além de prolongar o tempo de vida do equipamento, evita problemas como o aumento no consumo de energia sem que se saiba a origem dele, afinal todos os problemas estarão sendo mapeados constantemente.
E o ponto da vida útil não se refere apenas às preventivas, mas também a ter todos os registros de atividades corretivas executadas. Afinal, nem sempre são as mesmas pessoas que executam as tarefas e em vários casos temos muitos equipamentos para controlar. Se não houver uma padronização, dados serão perdidos e o prejuízo será grande sem esses históricos.
Ter uma ferramenta na sua operação vai garantir que você tenha todos os históricos salvos, podendo ter até mesmo fotos das tarefas realizadas, assinatura dos executores e dos clientes e todo o histórico completo das manutenções de cada equipamento.
Reduzir diversos custos da operação e gerar relatórios mais profissionais.
Esses últimos dois tópicos caminham juntos, porque por meio dos relatórios gerados, você consegue entender onde estão as oportunidades de redução de custos.
Atualmente, você consegue entregar informações aos seus clientes sobre custos de manutenção do último mês? Sabe qual foi o custo com substituições de peças e equipamentos? Quanto material em estoque é necessário para garantir as manutenções mensais? Você consegue fazer um comparativo mês a mês? E de um ano a outro? Já fez esse comparativo por marcas e por fornecedores também?
Todos esses dados parecem extremamente úteis e interessantes, certo? Mas extrair todos eles de forma manual é trabalhoso. Por isso, ter a ferramenta certa vai ajudar a conseguir todos esses relatórios e dados de forma eficaz, além de reduzir o tempo para execução da tarefa, te permitindo focar nas demais atividades.
Esses são poucos exemplos da enorme gama de possibilidades que a ferramenta certa trará a sua empresa. Acima de tudo, o software que você escolher vai te ajudar a deixar seus clientes mais satisfeitos com dados mais apurados, menos tempo na entrega do serviço por conta de burocracias e mais destaque frente aos demais que não conseguem entregar resultados tão satisfatórios quanto os seus.
