Como gerenciar com eficiência sua equipe externa de hard e soft service?

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Um dos principais desafios dos prestadores de serviços é fazer uma boa gestão da sua equipe externa de hard e soft service. A empresa que realiza um gerenciamento bem planejado e estruturado de manutenção e facilities, consegue minimizar erros na operação  e a instabilidade que afeta não apenas o resultado da equipe, mas também a performance de todo o negócio.

Entre os benefícios de uma gestão eficiente estão: o aumento na qualidade dos serviços; melhorias na organização dos processos internos; no atendimento ao cliente; visão estratégica da operação, entre outras vantagens que você pode conquistar se fizer o uso das ferramentas certas para isso! 

Quer saber como melhorar a gestão das equipes externas com simples ações e ainda ter o apoio de um sistema inteligente, focado para as necessidades da sua empresa?

Separamos neste artigo algumas práticas essenciais que podem te ajudar nisso.
Boa leitura!

Organize a rotina das equipes de hard e soft service!

A organização do pessoal em campo é fundamental para otimizar o desempenho e melhorar os resultados operacionais da sua empresa. Sem uma rotina estabelecida, todo o fluxo de trabalho das equipes de hard e soft é prejudicado – o que inclusive pode ocasionar a perda da produtividade e qualidade dos serviços. A falta de foco, procrastinação e a dificuldade em estabelecer prioridades nas tarefas diárias são exemplos do que alguns gestores enfrentam nas equipes que não trabalham com um cronograma de manutenção organizado. Saber gerenciar essas atividades externas nada mais é do que realizar ações que tenham metas e objetivos definidos ao longo do dia, por isso, é importante buscar  maneiras de otimizar a performance das equipes e superar esses desafios. Veja algumas práticas que você já pode adotar na sua empresa:  

  • Identifique as tarefas diárias da equipe e defina a frequência de execução para cada uma delas. Dentro de um plano de manutenção e facilities podemos ter atividades diárias, semanais, quinzenais, mensais e anuais; 
  • Crie um cronograma detalhado com os planos de atividades e faça checklists para assegurar que nada será esquecido na hora de realizar o trabalho em campo;
  •  Agende a execução dessas atividades no cronograma e tente calcular o tempo exato que cada uma irá durar. Se estimar uma quantidade de tempo insuficiente, pode atrasar o cronograma e, se calcular tempo a mais, os técnicos podem ficar ociosos ao terminar antes do tempo previsto. Isso gera desperdícios de mão de obra, tempo e dinheiro; 
  • Disponibilize para sua equipe o cronograma das atividades programadas. Com o fácil acesso à agenda de tarefas eles terão mais foco e poderão alcançar maior desempenho e produtividade no seu dia.

Essas ações de gestão de rotina podem ser feitas através do software Leankeep, que organiza em um cronograma inteligente as tarefas diárias das equipes. A agenda pode ser acessada pelo técnico em campo através do aplicativo para celular com muita facilidade. As baixas das atividades podem ser feitas na hora da execução do serviço, inclusive com a adição dos materiais utilizados para a finalização do trabalho. Você, como gestor, terá o controle de tudo que foi realizado no dia e poderá acompanhar o status de cada tarefa, além disso, poderá também analisar algumas métricas como o tempo de execução das atividades, produtividade, desperdícios, eficiência operacional e muito mais! 

Priorize a comunicação com o time!

A comunicação e transparência são a chave para o sucesso, sendo assim, procure valorizar a comunicação que você tem com o seu time. Ela deve estar contemplada no planejamento estratégico da área e pode ajudar tanto a aumentar a qualidade dos serviços oferecidos, quanto evitar gastos desnecessários na operação.

É papel do gestor criar caminhos para atingir uma linguagem de fácil entendimento com sua equipe e disponibilizar um meio que todos tenham acesso para receber comunicados e informações mais claras. Esse fluxo de comunicação melhora o relacionamento entre as diversas áreas da empresa, evita que falhas aconteçam durante a execução dos processos de manutenção, diminui o retrabalho e os conflitos entre os setores. Uma comunicação de qualidade apresenta ganhos para o clima organizacional e ainda traz inúmeras vantagens para a operação, veja só:  

  • A equipe ganha mais produtividade e pode entregar melhores resultados;
  • As equipes se tornam mais unidas e coesas; 
  • Ganham mais segurança na execução das atividades; 
  • Passam a ter fluxos de trabalho mais claros e organizados.

O software de operação, manutenção e facilities do Leankeep oferece uma comunicação ágil e eficiente entre equipes, com atualizações em tempo real que podem ser vistas através do celular. Com o software, os chamados e ocorrências podem ser abertos assim que o problema é identificado, tornando o fluxo de trabalho mais rápido e produtivo. Desta forma, é possível continuar oferecendo um serviço e atendimento de altíssima qualidade para quem é mais importante: o seu cliente! 

Implemente processos nas atividades!

Deixar que cada integrante da equipe realize as atividades à sua maneira, não garante um fluxo de trabalho de qualidade e nem permite que você consiga medir a eficiência do serviço realizado pela sua empresa. Padronizar os processos e garantir uma uniformidade na execução das tarefas é a maneira mais assertiva para definir prioridades e contribuir para que erros e retrabalhos sejam evitados. É claro que imprevistos acontecem, mas quando os processos são uniformes e claros, os imprevistos se tornam exceção e não regra. Portanto, se você quer desempenhar uma boa gestão de equipe externa, invista em ter processos padronizados no seu setor. Os checklists podem auxiliar muito a padronização, pois permitem criar itens essenciais para a realização das atividades de manutenção e facilities.

Com  tecnologia apropriada sua gestão pode potencializar a performance do seu time! Isso porque um software de operação e controle como o Leankeep, permite que os técnicos saibam exatamente os itens que precisam executar através do checklist na tarefa.
De maneira mais estratégica, a gestão pode ficar centralizada e pautada nos dados que apontam o desempenho do técnico, eficiência do trabalho, o tempo de execução da tarefa e outros relatórios de performance que tornam as decisões realmente mais efetivas para o crescimento do negócio.

Desenvolva lideranças no time!

Desenvolver lideranças dentro do seu time de hard e soft services pode ajudar a manter a equipe engajada para atingir os objetivos da empresa. 

O líder escolhido se tornará uma referência para os demais do grupo, por isso deve estar preparado para lidar com as diversas situações e os imprevistos que poderão acontecer no trabalho em campo. Além disso, um líder de equipe precisa saber também se comunicar com bastante clareza para vencer as barreiras da comunicação à distância – ele precisa ser compreendido, assim como compreender a necessidade de todos!

 Fora a transparência na comunicação, o líder que controla equipes externas precisa confiar em seus técnicos e saber dar autonomia para eles resolverem problemas sozinhos, agilizando os processos da área e dos seus serviços. 

Nesse ponto, a tecnologia pode facilitar o acompanhamento do trabalho das equipes, dos processos e projetos. O Leankeep oferece aos cargos de liderança uma tecnologia inteligente que o proporciona: 

  • Monitoramento em tempo real do trabalho que está sendo realizado; 
  • Integração de equipes e fornecedores; 
  • Redução de custos na área; 
  • Melhora na comunicação de toda a empresa; 
  • Relatórios e indicadores confiáveis, 
  • Limitação de riscos operacionais; 
  • Agilidade e eficácia no atendimento dos serviços prestados;  
  • Histórico de todas as atividades, ativos e unidades. 
  • E muito mais!

Gerenciando as equipes da forma certa e com a ajuda de um sistema inteligente como o software Leankeep, o seu trabalho pode se tornar mais simples e eficiente para o desempenho do time!

 Encurte a distância física entre você e sua equipe externa, conheça todo o potencial do  software de Operação, Manutenção e Facilities do Leankeep!  

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